Börja med ta fram l-art 001 i analys historik för att kontrollera alla noteringar. Åtgärda de som ska åtgärdas och ta då bort 001-raden på de som är klara. (vissa är endast framtidsinformation eller månatlig info)

Många av dessa handlar om att de ska byta från visstid till behov eller tvärtom och eventuellt ha slutlön.

Ta sedan ut Analys Historik på preliminär avräkning på alla lönetransaktioner. 

Gör urval på urvalkategori enligt nedan och spara ner alla listor i excel.

*månadslön innevarande (både tillsvidare och visstid i samma)

*månadslön visstid och tillsvidare 

*timlön visstid

*timlön tillsvidare

*behovsanställda

(Vissa bolag har inte alla dessa kategorier)

Spara ner listorna i aktuellt bolags månadsmapp under manuella underlag

Sjukkontroller:

Sjuk, 491,618, Läkarintyg (exceldok) Förstadagsintyg, Högrisk

*Filtrera fram l-art 491 och 618 i excelen (491 = timanställda, 618 = månadsavlönade)

*Kontrollera varje person, att det finns läkarintyg om de har varit sjuka mer än 7 dagar (Excelfil över sjukskrivna med läkarintyg finns på driven)

*Kontrollera även summeringen av antal timmar med sjuklön ifall första sjukdag är del av dag och karensen fortsätter dagen efter, då blir summan av sjuklönetimmar ibland fel, räkna ihop rätt antal timmar i IP och kontrollera att det stämmer i lön.

*Högrisk, om inget karensavdrag görs så kan det vara för att de har högriskskydd (uppmärksammas genom l-art 001).
Detta ser man på personbilden i Hogia här:

Kontrollera att sjukdom blir utan glapp vid mån skifte

*Om månaden börjar eller slutar med helg måste vi manuellt lägga sjukfrånvaro på helgen. Kontrollera föregående månad om de varit sjuka i slutet och nästkommande månad om de fortsätter vara sjuka.

Lägg startdatum på sjukfrånvaron den förste i månaden om det fortsätter från föreg. månad och lägg till den siste i månaden om det fortlöper nästkommande månad.

*Kontrollera även att sjukfrånvaron för aktuell period ligger i ett spann utan uppehåll ( ex om de haft en annan frånvaro-% en dag så kan det vara så att det inte skapas helg-överbyggnad och görs sjukavdrag på helgen)

*Deltidssjuka kan få en rad för varje dag, lägg ihop det på en rad med % i omfattning och se till att antal sjuktimmar blir korrekt.

Kontrollera behovsanställda som fått sjuklön, lägg till karensavdrag 492

*Behovsanställda har ingen planerad veckoarbetstid och får därför inget karensavdrag. Lägg till 8 h karensavdrag (om de är sjuka mer än 8 h) på l-art 492, avdragets a-pris ska vara samma som sjuklön.

Filtrera fram löne-art 80 & 492. Lägg in karensavdrag om det saknas samt kontrollera att belopp inte är 0kr.

*Räkna om semesterersättningen efter du lagt in karensavdraget

Lart 80 492 sjuklön karensavdrag kolla belopp inte är noll

*Nyanställda har ingen medeltimförtjänst eftersom de inte arbetat föregående månad, därför får de inget belopp på karensavdraget. Filtrera fram alla som har noll i belopp på sjuklön och karensavdrag. Lägg in månadens aktuella timlön i medeltimförtjänst på personbilden i Hogia. Medeltimförtjänsten beräknas i snitt på senaste 3 månaderna normalt sett och denna beräkning görs inför varje lönekörning. Efter att man har lagt in värde i medeltimförtjänst behöver man räkna om raden i löneberedningen.

Kontroll TJM där det utfaller 10% sjuklön e 15:e dagen att de har varit anställda minst 1 år annars ta bort de 10% en L art 85 ML Lart 82 TIM

*Tjänstemän som varit anställda mindre än 1 år har inte rätt till 10% extra sjuklön. Kontrollera personbilden att de varit anställda mer än 1 år, annars ta bort den extra sjuklönen. Inte så vanligt men dag 15-90 behöver kontrolleras.

Kontroller partihandelsavtalet: (finns endast på ftg People) 

Partihandels/e-handelsavtalet har lite egna regler här så därav behöver vi kontrollera detta, de har inte kalenderdagsavdrag på all frånvaro utan arbetsdagsavdrag 

1. I kalendermånad som omfattar maximalt 22 schemalagda arbetsdagar görs avdrag med 4,6 procent av månadslönen + fasta lönetillägg för varje frånvarodag. Avdrag görs inte för arbetsfri söndag, helgdag eller schemalagd fridag under frånvaroperioden.

2. I kalendermånad som omfattar fler än 22 schemalagda dagar görs avdrag för varje frånvarodag enligt formeln:

månadslönen + fasta lönetillägg /antalet schemalagda dagar i månaden

3. I kalendermånad där frånvaron omfattar alla arbetsdagar utom högst två betalas för de sistnämnda dagarna timlön enligt formeln:

månadslönen + fasta lönetillägg /174

4. Omfattar frånvaron hel kalendermånad görs avdrag med månadslönen + fasta lönetillägg.

5. Frånvaro del av arbetsdag

Avdrag görs med 1/174 av månadslönen + fasta lönetillägg för varje timme på vilken arbete skulle ha utförts.

Kontrollera sjukavdrag för partihandelsavtalet

*Sjukavdrag för partihandelsavtalet: Sjukavdrag dag 15--> beräknas med 4,6% per arbetsdag (om det är max 22 arbetsdagar i månaden, se ovan) . Om det är hel månad ska lönearten ändras till A013 som är sjuk hel månad. Lägg rätt omfattning och rätt antal sem.gr sjukfrånvarotimmar. Om det är del av månad A011 så se till att det dras rätt antal (arbetsdagar)

Kontrollera antal dagar partihandelsavtalet FL barns födelse, ska inte vara kalenderdagsavdrag >5 dagar L-art 648,653,659

*Sök fram l-art 648, 653, 659 och se till att avdraget för föräldraledighet är 4,6% per arbetsdag  (om det är max 22 arbetsdagar i månaden, se ovan) och inte kalenderdag. Ändra antalet till antal lediga arbetsdagar.

Kontroll deltidsanställda

*Deltidsanställda (intermittent) 845702154, 845707532 - Kolla främst frånvaro hel dag tex tjl, ändra a-pris 4,6% x ML heltidslön.

Detta måste kontrolleras då deltidsanställda arbetar några heldagar i veckan och inte förkortad arbetstid jämnt fördelat över veckans alla dagar.

Kontroller månadsavlönade: 

Kontrollera ML innev månad datum, lägg rätt projekt, och kst bärare för frånvaro

*Alla anställda med månadslön ska ha kostnadsbärare på all frånvaro samt månadslönen, kontrollera föreg. månad vilken kostnadsbärare de hade då och lägg in samma på aktuell månad. Lägg även in projekt på alla rader (föreg. månad på frånvaron och föreg. alt innevarande månad på ML beroende på och de har släpande eller innevarande ML).

*Datum blir ibland 31-31, se till att datumspannet är förste till siste i månaden som ML avser.

Kontrollera datum på de som fått månadslön första gången, eller nyanställd med ML. l-art 60,50,40 innevarande KOLL

*ML för innevarande månad; systemet är byggt för föregående månad så därav behöver man kontrollera detta så att datumen blir rätt

*Lägg in månadslön för del av månad för de som börjat eller slutat under månaden. OBS! Kontrollera att du använder rätt löne-art beroende på om det är Koll/TJM samt släpande/innevarande ML. L-arter kan också variera mellan olika bolag. Glöm ej kostnadsbärare och lägg till projekt.

Kostnadsbärare kan man se i IP (intern personal behöver ej kostnadsbärare). Se bild nedan, välj ett arbetspass som månadslönen avser. 

Kontrollera ML, ATF L-art 789 så det görs ett avdrag för ledigheten lägg in L-art 792

*För månadsavlönade så görs inget automatiskt avdrag vid ATF-uttag, de får månadslön + ATF-ersättning på lön på l-art 789. Vi måste då lägga in ett avdrag manuellt så att det blir plus minus 0 mot ATF-ersättningen. Lägg in avdraget på l-art 792, antal timmar och a-pris enligt vad som ligger på l-art 789.

Lägg till L art 202 för ML ö-tid som har L-art 200, ska inte ha 201 ta i så fall bort 201

*Månadsavlönade som har arbetat övertid får inga arbetade timmar avseende övertiden (arbetade timmar används till bl. annat arbetsgivarintyg). Lägg till l-art 202 och lägg in antal timmar de har arbetat övertid under månaden. Alla timmar för perioden kan slås ihop på en rad.

*De månadsavlönade som har l-art 201 på övertid ska vi ta bort. De får redan korrekt ersättning på l-art 200.

Vi behöver kontrollera art 620 på stationära tjänstemän och se om det finns dagar kvar i förskottssemester, finns det dagar kvar så byt art till l-art 501, Uttag förskottssem St TJM.

Övriga kontroller:

Kontrollera om semester gått över i tjänstledighet.
*Ändra då l-art 599 då tjänstledigt inte är semester. Ta bort semester-arten och lägg om med rätt l-art för ex timmisar.

*Uttagsordningen för semester är:

1- kvarvarande betalda dagar

2- sparade dagar

3- obetalda dagar

4- tjänstledighet

Detta gäller både timmisar och ML men eftersom man inte har olika l-arter för dessa 2 kategorier och det ska vara olika så blir det fel.

L-art 620 går över på alla men denna avser ML och L-art 624 timmisar, så man måste korrigera till korrekt löneart för timmisar till 624.

På båda ska man dessutom minska l-art 599 (semestergrundande timmar) som är inlagd för att räkna timmar till arbetsgivarintyg eftersom tjänstledighet inte räknas som arbetad tid.

Kontrollera även att antal dagar stämmer överens med antal sem dagar, tjänstledighetsdagar, OLOF m m(skift) 

*Kontrollera att antal dagar på Olof och tjänstledighet är rätt utifrån datumspannet och rapporteringen i IP. Det kan ibland bli fel på skiftarna då de arbetar natt över två dygn.

Friskvårdskontroll Analys historik 733, finns kvitto i IP, lägg till moms 839 

Om det saknas kvitto så inväntar vi kvitto tills nästa lön och lägger raden som inaktiv och lägger l-art 001 med info om att kvitto saknas.

Om kvitto inte inkommer till nästa lön så tar vi bort raden och mailar ut vårt standardsvar om att kvitto för friskvård saknas.

Vad ingår i friskvårdersättningen:

-Ingår hyra av golfbollar? Ja

-Ingår greenfeemedlemskap där en greenfee ingår? Ja

-Ingår hyra av padel-rack? Ja

-Ingår hyra av skidor? Ja

-OK om personnummer och namn saknas på kvitton? Ja

-OK med bild på en swishöverföring utan kvitto? Nej

Kontrollfunktionen av kvitton sköts av oss på lön. 

Övertid 210,212 TJM tim och behov, ta bort l-art 201 och lägg ihop summorna

*När en behovs-eller tim-anställd TJM får ö-tid kan det hända att l-art 201 (ö-tid timmar koll) kommer in i lön så då får man se till att lägga hela den summan på den löne-art som avser ö-tid för TJM. L-art 210 är övertid enkel för TJM och l-art 212 är kval. övertid för TJM.

Kontrollera 619,618,621,491 vid frånvaro hel månad rätt antal timmar, samt att frånvaro hel mån (ex tjm) blir 0 i nettolön

*Filtrera fram alla som har varit frånvarande hel månad, l-art 619( föräldraledighet), 618(sjuk) ,491(semester). Se till antalet timmar blir korrekt utifrån aktuell månads förväntade arbetstimmar.

*När det är avdrag/frånvaro använd l-art för hel månad som nollar månadslönen och när det är timmisar se till att datumspannet sträcker sig över hela månaden (Obs! kontrollera om månaden slutar eller börjar med helg och frånvaro löper från/till föregående/nästkommande månad.)

Kontroll att ML har l-arter för ML och tvärtom , ex 658 655 VAB

*Filtrera fram alla lönearter, kontrollera löneartsnamnet om det finns lönarter som avser fel anställningskategori. Ex timavlönad som har l-arter som har namn som innehåller ML och tvärtom. Byt ut dessa till korrekta lönearter för resp. kategori.

Kontrollera Lart 624 att det är hela dagar ändra annars till 625

*L-art 624 avser hel dag och ska endast användas för tjänstledighet hel dag och reducerar då semesterintjäningen den dagen. L-art 625 avser tjänstledighet del av dag och reducerar inte semesterintjäningen den dagen.

Filtrera fram l-art 624 och kontrollera de som har lågt antal timmar (förslagsvis under 8 timmar). Kontrollera om dessa är hel dags frånvaro i IP, om inte, ändra till l-art 625.

Filtrera fram l-art 625 och kontrollera de som har högt antal timmar (förslagsvis över 6 timmar). Kontrollera om dessa är del av dags frånvaro i IP, om inte, ändra till l-art 624.

Kontrollera att slutdatum på en trans är i innev månad Ex 0928-1001 måste ändras till 0928-0930,

*Filtrera fram alla transaktioner, gör en filtrering på slutdatum på alla transaktioner och justera på de som har datum i nästkommande månad. Slutdatum ska alltid vara inom bearbetningsperioden. Ändra datum på de som behövs till den siste i bearbetningsmånaden.

Kontrollera så inga belopp, antal eller ápris är desamma som Projekt

Ibland blir 0-belopp i löneberedningen istället för 0 Projektet. Kontrollera så de stämmer, annars ändra. Ex sparad semtillägg som inte finns brukar få projekt som belopp/apris

Kontrollera traktamenten sällsynt, kontrollera även måltidsavdrag 826 ihop m trakt 804  
konto 4020 för avdrag faktura

*Filtrera fram l-art 826 (kostavdrag) och l-art 804 (netto avdrag mat) kontrollera i analys historik att detta är något som normalt sett förekommer på konsulten, är det en ny konsult som inte haft detta tidigare, kolla med Cajsa, så det är en kund som vi fakturerar mat för. Kostavdrag används exempelvis för kund: Dagab i Söderköping, där de får en måltidsersättning när de arbetar som chaufförer och det betalas ut på l-art 804.

Kontrollera SINK anställda inga skattefria ersättningar

*Ska vi inte ha normalt sett men det kan hända, syns i så fall här på personbilden i Hogia.

Semester behovsanställda

Lägg in slutdatum på semesterersättningen som matchar sista dagen i den arbetade perioden.

Om en anställd går mellan olika anställningsformer behöver semesterersättningen läggas på L-art 527 och beräknas manuellt.