När vi har kontrollerat nyanställda i bolagen så ska vi rapportera deras FOK-Koder till Fora. 

Rapporteringen ska göras per bolag och vara i Excel eller JSON-format. 

Bifogat längst ner i guiden finns en Excelmall man ska använda sig utav för att rapportera in de anställda på fil till Fora. Ladda ner den och använd i sista steget.

Rapporter - Egna rapporter - Personuppgifter: 

Klicka på Hämta mall och välj rapporter FOK-Kod

Klicka på Excel 

Filtrera på nyanställda föregående månad (om vi inte skulle komma att få arbetare med innevarande månadslön) ochh lägg dem i ett nytt blad.

Lägg till en kolumn mellan B och C (ny C-kolumn) och lägg formeln =SAMMAN(A2:B2) för att slå ihop personnumret.

Lägg till en ny kolumn mellan C och D, klipp ut personnumren från kolumn C och välj "klistra in special" och välj "värde" i nya kolumn D. Markera hela kolumnen och välj "fler talformat", välj "Tal" och ta bort decimaler:

Använd "Ersätt med" för att få bort det bindestrecket. Rätt format ska vara YYYYMMDDXXXX.
Ta sedan bort kolumn A-C så att endast personnummer med rätt format ligger i kolumn A.

Du ska nu ha kolumnerna A-L kvar om du har gjort rätt:

Fyll i FOK-Kod FOK301032 (bemanning) eller FOK300877 (handels) på samtliga i kolumn D.

Ändra anställningsdatum till den första i månaden innan, tex "20241201" i kolumn E. Formatet i kolumnen måste vara text och det är viktigt att det skrivs 20240101.

Ta bort avgångsdatum i kolumn F.

Kontrollera att alla har en adress i kolumn G.

Kolumn H och I ska vara tomma.

I kolumn J ska postnummer ska skrivas med 5 siffror utan mellanrum. (Välj "Ersätt med" ifall det finns mellanslag).

Kontrollera att alla har en postadress i kolumn K.

Kontrollera om någon har ett annat land än Sverige om inte annat så skriv in SE på samtliga i kolumn L.

De enda fält som får vara tomma är: F,H,I. 

OBS! Om det är någon med skyddad identitet med i filen så tar vi bort personen från filen och registrerar den manuellt på Fora istället.

Klipp ut från Hogia-rapporten och in i Excelmallen:

Rapport från Hogia:

Den färdiga rapporten till Fora:

Spara ner Excel-underlaget här:
S:\Lön\Fora månatlig rapportering - Välj rätt bolag och månad.

Gå in på Foras hemsida. 

Gå in på bolaget du ska rapportera för:

Välj gulmarkerat. 

Välj fil om du har flera anställda att rapportera för: 

Ladda upp fil: 

NY 251219:

Välj aktuell månad, välj allt gult, sist trycker du Läs in uppmärkningskoder. Det är olika koder i alla bolag, men alla i samma bolag har samma FOK-kod. Det ska endast finnas en i varje rullista.

Välj Ja, då utgår den ifrån bocken i 2512 i bilden ovan.

Väljer du Nej går du bort från bocken och märker då upp alla som saknar FOK-koder. Viktigt att INTE välja denna, då kan problemas uppstå.