Vi tar ut preliminär och en definitiv bokföringsorder i varje bolag. Den preliminära bokföringsordern tas ut efter att första preliminära avräkning är gjord i varje bolag. Definitiv bokföringsorder tas ut efter att lönen är stängd. 

Preliminär bokföringsorder

1. Gå in i rapporter och markera följande bokföringsordrar:

2. Ta ut rapporterna i preliminärt läge. Bocka i bokföringsorder på fil, perioden ska vara eftersläpande (månaden innan utbetalningsdagen)

3. Spara pdfen under Lön/Bolag/Månad/Bokföringsordrar/Prelbokföring och lägg till "Prel Bolag ÅÅMMDD" i namnet.

4. Filen hamnar under respektive bolag i denna mapp, flytta filen till samma plats som pdfen. Har du tagit ut alla tre bokföringsordrar ska det ligga tre pdfer och tre excelfiler i mappen.

5. Öppna excelfilen, lägg ett filter på översta raden och filtrera på projekt. Se till att alla projekt är föregående månad, justera annars i filen.

Följande steg är gemensamma för både definitiv och preliminär bokföringsorder, se längre ned.

Definitiv Bokföringsorder

1. Gå in i rapporter och markera följande bokföringsordrar:

2. Ta ut rapporterna i definitivt läge (preliminärt är inte möjligt när körningen är stängd). Bocka i bokföringsorder på fil, perioden ska vara eftersläpande (månaden innan utbetalningsdagen)

3. Spara pdfen under Lön/Bolag/Månad/Bokföringsordrar och lägg till "Bolag ÅÅMMDD" i namnet.

4. Filen hamnar under respektive bolag i denna mapp, flytta filen till samma plats som pdfen. Har du tagit ut alla tre bokföringsordrar ska det ligga tre pdfer och tre excelfiler i mappen.

5. Öppna excelfilen, lägg ett filter på översta raden och filtrera på projekt. Se till att alla projekt är innevarande månad, justera annars i filen.

6. Kontrollera att alla konton som förutom 1613,1610,3749 och konton som börjar på 1 eller 2 har en resultatenhet. 

Följande steg är gemensamma för både definitiv och preliminär bokföringsorder, se längre ned.

Gemensamma steg:

1. Ta en kopia på hela sidan, öppna excelen kontroll av konton och klistra in i "Lägg bokföringsorder här". Stå i kolumn A1 och klistra in som värden

2. I fliken felaktiga konton visas om det används konton i filen som inte är giltiga. Den De översta 2 raderna kommer se fula ut och om 1 eller 2 konton saknar konto är ok.

3. När kontrollen är klar, spara excelen i månadens manuella underlag. Låt mallen ligga kvar i BFO filer. VIKTIGT redigera endast i originalfilen, inga justeringar förutom filtrering kan göras i mallen.